City of Bellevue vergroot schaalbaarheid en efficiëntie met duurzaam vendor management systeem

Over City of Bellevue

City of Bellevue is onderdeel van de staat Washington. De stad is hét epicentrum voor tech startups en high-end retail locaties die te vinden zijn in het Eastside district. Met meer dan 150.000 banen en een skyline van glanzende hoogbouw, bestaande uit winkelcentra, kantoorcomplexen en productiefaciliteiten, worden inwoners en bezoekers van Bellevue verrast door zijn creativiteit, stijl en innovatie.

Lange wachttijden en onvolledige informatie

Als gemeente werkt Bellevue samen met een groot aantal partners en leveranciers. Relaties met leveranciers zijn van essentieel belang, of je nu in de publieke, private of non-profit sector actief bent. Het efficiënt beheren en onderhouden van relaties kan echter een uitdaging, helemaal binnen het bruisende commerciële centrum van Bellevue. Vragen van leveranciers komen vaak per telefoon of e-mail binnen, wat kostbare tijd van het personeel vergt om belangrijke informatie te verzamelen en te verwerken.

Het tijdig behandelen van deze updates is cruciaal voor goed relatiebeheer, maar resulteert tegelijkertijd in hoge werkdruk voor het personeel. De lange wachttijden en de toestroom van onvolledige informatie vormden dan ook een uitdaging voor City of Bellevue. Daarom was de stad op zoek naar een oplossing om hun leveranciersbeheer beter te stroomlijnen. Als softwarepartner hielpen wij Bellevue om dit project te coördineren en de juiste software te selecteren en te implementeren.

Vendor management op z’n best

Vanwege de noodzaak aan snelheid, kosten en flexibiliteit, ontwierp het team van fizor. in korte tijd een uitgebreide vendor management portal met behulp van low-code technologie. Deze portal werd op maat gemaakt op basis van de grootste procesuitdagingen van de stad. De vendor management portal stemt het leveranciersbeheer en de communicatie nu perfect op elkaar af via één enkele toepassing.

De portal geeft leveranciers nu 24/7 toegang tot hun eigen communicatieportaal met de stad. Hierdoor wordt het raadplegen van belangrijke informatie veel eenvoudiger. Ook zorgt de portal ervoor dat leveranciers hun facturen rechtstreeks kunnen uploaden naar de stad. Daarnaast kunnen de gebruikers factuur- en betalingsstatus controleren en snel informatieverzoeken indienen voor het wijzigen van gegevens als adreswijzigingen en bankgegevens. Die gegevens komen vervolgens in een goedkeurings-workflow terecht.

De vendor management portal verschaft bovendien extra functies zoals FAQ’s over leveranciers en downloadbare content. Hierdoor heeft de stad een efficiënte tool om veelgestelde vragen te beantwoorden en in één keer updates aan hun leveranciers te verstrekken.

Flexibel, schaalbaar en duurzaam

De vendor management portal kan eenvoudig worden opgeschaald, zonder invloed op de kosten. Dit zorgt voor een geweldige business case voor low-code platforms. De software heeft namelijk de flexibiliteit die je zou verwachten van low-code. En het systeem kan moeiteloos worden gewijzigd om de functionaliteit en de gebruikservaring te verrijken en te verbeteren. Dit alles zonder handmatig te hoeven programmeren. City of Bellevue heeft een flexibele manier gevonden om zijn informatiestromen optimaal te managen. En fizor. heeft een duurzame en krachtige applicatie geleverd die de komende jaren zal meegroeien met de behoeften van de stad.