Heveck Vriesvers
Heveck VriesVers is een specialist op het gebied van diepvriestransport. Met ruim 900 diepvriesproducten, 700 afleveradressen en 25.000 orderregels per dag is het een grote speler binnen de Nederlandse diepvriestransportsector.
Sinds de oprichting in 1980 gebruikte Heveck VriesVers een Cobol ERP-systeem. Het systeem bleek niet meer mee te kunnen groeien met Heveck’s ambities en de organisatie moest op zoek naar een passende oplossing. Maar gestandaardiseerde software vond geen aansluiting bij de specifieke bedrijfsprocessen van de organisatie en bood niet de flexibiliteit en wendbaarheid om snel in te kunnen spelen op de veranderende markt. Het werd Eric Landwaart, managing director van Heveck, snel duidelijk dat er een andere oplossing nodig was. De combinatie van het Thinkwise platform en fizor. als implementatiepartner was het antwoord.
Ambitie en schaalbaarheid
Heveck heeft de Cobol applicatie 30 jaar lang gebruikt en doorontwikkeld. De laatste jaren bleek echter dat het ERP-systeem niet langer schaalbaar was en niet voldeed aan de moderne eisen van flexibiliteit en efficiëntie. Integreren met moderne systemen was daarnaast in de meeste gevallen niet realiseerbaar.
Geen toegang tot developers
Los van de uitdaging van het vinden van een Cobol developer, was er geen developer die zich nog durfde te wagen aan het doorontwikkelen van het ERP-systeem. Er ontbrak een stuk inzicht in de consequenties van het doorvoeren van changes. Hierdoor konden er geen efficiëntie slagen meer worden behaald en waren processen niet meer te optimaliseren. De kleine aanpassingen die wel gedaan werden, hadden niet het gewenste succes, wat weer leidde tot ergernissen en frustraties onder het personeel.
Kennisverlies
Er ging veel kennis verloren door vertrekkend personeel. De combinatie van een verouderd systeem en de beperkte toegang tot capabele developers creëerde een uitdaging. Optimalisaties en automatiseringen bleken moeilijk te realiseren, mede vanwege de vele handmatige handelingen in deze processen. De kennis van de processen zat in het hoofd van de langdurige werknemers. Kennis die is opgedaan door de jaren en lastig is over te brengen op de nieuwe werknemers. Dit resulteerde in een onboardingsproces die maanden in beslag nam. Daarnaast was het voor Heveck, net zoals vele andere organisaties, lastig om het juiste personeel te vinden en aan te trekken.
Verouderd systeem
De technologie van het Cobol systeem was sterk verouderd. De user interface voldeed niet meer aan de eisen van de moderne workforce, er moest met het toetsenbord door het systeem worden genavigeerd en ook de backend was niet meer van deze tijd. De beperkingen bij het koppelen van verschillende applicaties zorgde voor verdere frustraties en kennisverlies. Heveck bevond zich in een vicieuze cirkel.
Dit alles zorgde ervoor dat de concurrentie Heveck VriesVers aan alle kanten kon inhalen. Waar de organisatie geen innovatieve stappen kon zetten, zoals het picken van orders met barcodes, deed de concurrentie dit wel. Heveck moest de stap richting modernisatie wel zetten.
Eric Landwaart – General Manager
Van 1980 naar 2020
Het nieuwe systeem is modulair in sprints gebouwd, maar wel in één keer afgeleverd. Om te controleren of het systeem foutloos werkte, draaide het Cobol systeem nog één maand naast het nieuwe ERP-systeem.
De vraag die Heveck bij fizor. neerlegde bestond uit drie componenten:
- Hoe maken we Heveck future proof?
- Hoe krijgt Heveck toegang tot development capaciteit?
- Hoe wordt Heveck weer schaalbaar, innovatief en flexibel?
Het Cobol ERP-systeem werd dan ook volledig vervangen door een systeem gebouwd op het Thinkwise platform. De eisen die Heveck verder aan het ERP-systeem stelde waren:
- Schaalbaar: nieuwe applicaties en innovaties moesten snel en gemakkelijk worden ingebouwd,
- Toekomstbestendig: het systeem moet als het ware weer 30 jaar mee kunnen,
- Kennisbehoud: de ERP moet intuïtief en snel leerbaar zijn. Daarnaast moet het te allen tijde code current en eenvoudig te optimaliseren zijn.
De gewenste optimalisaties konden worden gerealiseerd. Zo had Heveck de wens om orders te picken met behulp van het scannen van barcodes in plaats van het handmatig zoeken met een papier in de hand. In de toekomst staat voice-based orderpicking op de wensenlijst. Een andere wens was een geoptimaliseerd en vooral geautomatiseerd forecasting proces. Zelfs het weer heeft invloed op welke producten Heveck levert aan de klant, en de organisatie was gebaad bij een proces waarbij er wordt teruggekeken naar data om zo kloppende voorspellingen te kunnen doen.
Resultaat
Wat leverde de implementatie van het nieuwe systeem Heveck op? Als eerste is het nieuwe ERP-systeem een upgrade naar de 2020s met een moderne user interface en intuïtieve en muisgedreven navigatie. De nieuwe UI zorgt ervoor dat het systeem vele malen gebruiksvriendelijker is. Ook is het door nieuwe werknemers sneller op te pikken, wat het onboardingsproces met maanden verkort.
Het bedrijf beschikt nu over geautomatiseerde processen op het gebied van orderverwerking, forecasting, routeplanning en warehousing en kan zich onderscheiden van de concurrentie door de snelheid en flexibiliteit die deze processen hen biedt.
Met het nieuwe ERP-systeem is Heveck wendbaar en kan de organisatie mee bewegen met de markt. Zo realiseerde ze al snel een quick win met de implementatie van een portal waar klanten de nauwkeurigheid van de levering konden volgen. Bedrijfsdoelen worden ook sneller behaald, zoals het verdubbelen van de warehouse.
Wat de bedrijfsvisie ook is, Heveck VriesVers beschikt over een ERP-systeem waar geen limiet aan zit en waarin iedere gewenste applicatie kan worden toegevoegd.
Ontdek hoe low-code jouw organisatie vooruit helpt!
Neem vrijblijvend contact op via ons contactformulier en we bellen je binnen een dag terug.
Naar contact